e-Arşiv fatura, e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara (bireysel müşteriler ve e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmeler) elektronik ortamda düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı'na raporlanan faturadır. E-ticarette bireysel müşteriye kesilen faturaların tamamı e-Arşiv'dir; entegrasyonla siparişten otomatik oluşturulur ve müşteriye e-posta ile gönderilir.
Diğer adları: e-arşiv, earşiv fatura, e arşiv
E-ticarette e-Arşiv fatura
Bireysel müşteriye yapılan her satış e-Arşiv faturayla belgelenir. Fatura üzerinde standart bilgilere ek olarak internet satışına özel alanlar bulunur: satışın yapıldığı web sitesi, ödeme şekli ve tarihi, kargo firması ve gönderim tarihi. Bu alanlar e-ticaret sisteminden entegratöre otomatik gider; elle fatura kesen işletmelerde en çok bu alanlar eksik kalır.
Kim zorunlu?
İnternet üzerinden satış yapan mükelleflerde yıllık brüt satış hasılatı 500 bin TL'yi aşanlar e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır. Eşiğin altındaki işletmeler kâğıt fatura kesebilir; ancak vergi mükellefi olmayanlara belirli tutarı aşan faturaların GİB portalından e-Arşiv olarak düzenlenmesi gerekir. Sınırlar tebliğle güncellenir; mali müşavirle teyit edilir.
Entegrasyon akışı
- Sipariş kargoya verildiğinde e-ticaret sistemi fatura verisini entegratöre iletir
- Entegratör faturayı düzenler, GİB'e raporlar, PDF'i sisteme döndürür
- Müşteriye sipariş e-postasıyla fatura bağlantısı gider, hesap sayfasından indirilebilir
- İade durumunda iade faturası (bireysel müşteri için gider pusulası yerine e-Arşiv iade) aynı akıştan üretilir
Mikro ihracatta e-Arşiv fatura, ETGB ile birlikte KDV iadesi için kullanılan belgedir.
Sık sorulan sorular
e-Arşiv fatura ile e-Fatura farkı nedir?
e-Fatura yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenir ve GİB üzerinden alıcıya iletilir; e-Arşiv, kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenir ve alıcıya e-posta ya da kâğıt olarak verilir, GİB'e raporlanır.
E-ticaret siparişinde fatura ne zaman kesilmeli?
Malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren 7 gün içinde. Uygulamada sipariş kargoya verildiğinde otomatik kesmek en düzenli yoldur.
e-Arşiv faturada e-ticaret için zorunlu alanlar var mı?
Evet. İnternet satışlarında satış işleminin yapıldığı web adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi, gönderiyi taşıyan kargo firması ve gönderim tarihi faturada yer alır.